Персональная система работы с информацией
Многим руководителям приходится самостоятельно решать проблему индивидуального информационного инжиниринга, пытаясь разобраться с огромным потоком обрушивающейся на них служебной информации. Обычно даже хорошо проработанные должностные инструкции указывают, что именно нужно делать с документами, но совсем не содержат подсказок, как все требуемые действия совершать быстро и технологично, не утонув в бумажном потоке.
Для многих специалистов вопрос эффективной переработки информации часто становится серьезной задачей, которую необходимо решать не только для успешного выполнения своих обязанностей. Любой профессионал, заинтересованный в том, чтобы расти и развиваться, должен постоянно обучаться, усваивая новые знания и навыки, обобщая и анализируя собственный опыт. Таким образом, постоянная работа с информацией становится обязательным условием для профессионального развития и личностного роста.
Ниже приводится несколько правил, с опорой на которые можно разработать собственную систему работы с информацией.
1. Самое главное: определитесь с целью получения, хранения и использования информации. Для этого необходимо ответить на ряд вопросов: Для чего вообще вам нужна информация? Как она будет использоваться? Точные ответы на эти вопросы помогут вам лучше понять, что вообще (какие сведения, факты, данные и др.) для вас является "информацией", а что — нет (то есть является "информационным шумом").
Главная проблема информационного инжиниринга заключается в том, что нельзя объять необъятное. Нас окружает океан информации, и не утонуть в нем поможет только четкое определение границ: что для нас "информация", а что — нет. "Границы информации" напрямую зависят от целеполагания, то есть от того, как мы собираемся эту информацию использовать.
2. Определите удобные лично для вас информационные темы. Темы — это содержательные области, категории, сферы, разделы, которые позволяют легко укрупнять (обобщать) входящую информацию. Информационные темы не являются чем-то незыблемым, при желании вы можете легко их изменить: объединить несколько тем в одну, переименовать, разделить тему на несколько самостоятельных тем и т. п. Принцип объединения информации в тему может быть любым, лишь бы темы были удобными для вашего восприятия и соответствовали вашей логике работы с информацией. Однако по возможности содержание тем не должно пересекаться друг с другом, в противном случае может возникнуть серьезная путаница.
3. Решите, в какой форме и в каком объеме будет храниться и использоваться информация. Это индивидуальная задача по формализации используемой вами информации. Можно использовать самые разные формы представления информации, лишь бы они были удобны для вас: в виде полной или частичной копии документа, развернутой выписки или конспекта, краткой выписки или цитаты, ссылки на источник информации и др.
Форма и объем хранения (использования) информации являются связанными характеристиками. Например, принимая решение о сохранении целостного документа, вряд ли имеет смысл его конспектировать, переписывая весь текст целиком, но сокращая написание отдельных слов. Гораздо проще сделать ксерокопию или отсканировать весь документ, то есть сохранить его в полном объеме.
4. Выберите удобный для вас носитель информации. Традиционными носителями информации являются бумажные, хотя в последнее время их все больше теснят цифровые (компьютерные) носители информации. Можно приводить много доводов "за" и "против" как для бумажного, так и для компьютерного способов представления и хранения информации. Компьютерный носитель информации, несомненно, открывает уникальные возможности для быстрой работы с огромными массивами информации, в то же самое время бумажные носители информации, как это ни странно, отличаются большей надежностью и универсальностью.
В качестве примера могу привести историю, приключившуюся лично со мной. Еще на заре "персоналок" в "научном" текстовом редакторе ChiWrighter ("научным" он считался потому, что позволял вписывать в текст и редактировать математические формулы) под операционную систему MS DOS мною была написана научная статья. Статья была распечатана, послана в редакцию одного сборника научных статей, но так и не была опубликована. Прошло много лет, сначала "умер" ChiWrighter, потом "операционка" MS DOS была вытеснена вездесущей Windows, а файлы с текстом статьи в формате редактора ChiWrighter остались. Через несколько лет мне вновь пришлось заниматься вопросами, затронутыми в статье, и мне понадобились изложенные в статье факты и выводы. Финал этой истории печален — я до сих пор ищу программу-конвертер, которая позволила бы преобразовать "нечитаемые" файлы в формате *. chi в какой-нибудь более современный текстовый формат.
"Мораль" этой истории проста: еще в течение долгого времени бумажный и компьютерный носители информации будут не заменять, а дополнять друг друга. Как правило, в любой организации, заинтересованной в "сверхнадежном" хранении информации, она дублируется на носителях обоего типа.
5. Разместите информацию (точнее, ее носители) в пространстве таким образом, чтобы с ней было удобно работать. Например, удобным способом размещения информации является метод "трех зон".
Первая зона — это та информация, с которой я работаю непосредственно в настоящий момент, которая находится у меня перед глазами (например, на рабочем столе или на "рабочем столе" компьютера).
Вторая зона — это информация, которая может срочно понадобиться в качестве дополнения к основной или та информация, с которой я буду работать во вторую очередь. Вторая зона — это также поверхность рабочего стола и прилегающие к нему участки (например, ящики рабочего стола, полка над столом и т. п.). В компьютере аналогом второй зоны могут быть пиктограммы рабочих папок (каталогов), выведенные на "рабочий стол".
Третья зона — это архив, то есть та информация, которая используется сравнительно редко. Третья зона вообще должна находиться за пределами рабочего стола, например, это могут быть отдельные шкафы или стеллажи для хранения бумаг. В компьютерном варианте третья "архивная" зона может быть скрыта внутри структуры папок (каталогов) или даже "убрана" на внешние носители, например, записана на компакт-диски.
6. Для удобства ориентации в больших массивах накопленной (архивной) информации придумайте собственный кодификатор, позволяющий быстро определять, к какой теме или подтеме, разделу и т. п. относится та или иная единица хранения информации. Кодификатор должен быть удобен для вас, а в его основу могут лечь цифры, символы, цвет и др. Например, все папки моего бумажного архива имеют кодифицирующие метки в виде цветных наклеек на корешках, а вложенные в них материалы имеют соответствующую метку-символ в верхнем правом углу листа. Удобным способом представления малых информационных единиц (например, цитат, библиографических ссылок и т. п.) является картотека, в которой способами кодификации информации могут быть размещение ее по алфавиту, в хронологическом порядке и др.
Чтобы разработанная вами персональная система работы с информацией "заработала" на практике, следует придерживаться следующего алгоритма обработки входящей информации:
Нужна ли мне эта информация? Является ли она целесообразной, можно ли как-то использовать? Если информация не нужна, не целесообразна, во избежание "информационного завала" она отбрасывается, и чем быстрее, тем лучше.
Если информация нужна, то к какой теме она относится? В некоторых случаях полезная информация "не вписывается" в уже существующие темы. Здесь можно пойти двумя путями: либо создать новую тему, либо дать этой информации "отлежаться" некоторое время. Возможно, через некоторое время вы придете к иному пониманию содержательного наполнения выделенных вами тем, и тогда отложенная информация легко подойдет для какой-нибудь темы.
Если вы определили, к какой теме относится важная для вас информация, то необходимо решить две связанные между собой задачи: в каком объеме и в какой форме необходимо сохранить информацию? По сути дела, одновременно с принятием решения о форме и объеме сохраняемой информации также принимается решение о том, на каком носителе она будет "запечатлена". В "канцелярской плоскости" эта задача может быть решена тысяча и одним способом (выписки от руки, ксерокопирование, сканирование, покупка печатного варианта документа, фотографирование и др.), но желательно постараться сократить все канцелярское многообразие к одному-двум вариантам. В противном случае ваш архив будет напоминать пеструю свалку разноформатных единиц хранения информации, ориентироваться в которых будет неудобно и некомфортно.
Разместите выделенную вами единицу информации в соответствующей ее актуальности зоне. Если информация сразу отправляется в архив, то (при необходимости) кодифицируйте ее.
"Краткий курс" по повышению эффективности работы с информацией
В наш безумный информационный век мы все, независимо от рода занятий, немного канцелярские работники. Это означает, что существует достаточно большой спектр повседневных навыков работы с информацией, совершенствование которых до определенной степени позволит нам экономить время для решения более масштабных жизненных задач. Ниже приводятся экспресс-советы, указывающие, каким образом можно повысить успешность работы с информацией.
Работа с деловыми бумагами (документами)
- Наведите, наконец-то, порядок на своем рабочем столе! Или так: наводите порядок на письменном столе хоть изредка!
- Делите рабочий стол на три зоны ("стопки") для бумаг по их приоритетности: 1) "работаю в настоящий момент"; 2) "вторая очередь"; 3) "буду работать, когда появится свободное время". Эти три "стопки" могут располагаться на рабочем столе в любой удобной для вас последовательности, например, слева направо.
- Используйте соответствующие тематические ячейки (папки-органайзеры, лотки, полки и т. п.) для удобного хранения информации.
- Сортируйте входящие бумаги (документы) по приоритетности:
- "реагировать сразу";
- "принять решение после получения дополнительной информации, обсуждения";
- "сразу выбросить в мусорную корзину".
- Не допускайте скопления бумаг с грифом "не знаю". Например, периодически их можно выбрасывать в мусорную корзину. (В эту категорию попадают все "зависшие" деловые бумаги, то есть не срочные, не важные, не точные, не полные (следовательно, немного "отлежавшись" и так и не став востребованными, они вполне могут отправиться в мусорную корзину). Гриф "не знаю" также может ставиться на "странные" бумаги, по форме и содержанию не соответствующие стандартам документооборота в организации; или на бумаги, рассмотрение которых выходит за пределы компетентности сотрудника.)
- Ограничивайте поток, и в особенности — хранение информации (не копируйте, не храните "про запас").
- Создайте личную архивную систему для документов, с которыми вы постоянно или часто работаете (например, "ближний" и "дальний" архивы).
Общение по телефону
- Планируйте телефонные звонки (для других людей — назначайте время, когда вам можно позвонить, и строго придерживайтесь его). От случайных незапланированных звонков отгораживайтесь секретарем или автоответчиком.
- Для тех звонков, от которых не удалось отгородиться, введите жесткий регламент времени, например, 5 минут. В принципе, для делового общения хорошо бы ввести регламент — внутриорганизационный стандарт — на любые звонки.
- Ведите (и требуйте от сотрудников) краткую запись телефонных разговоров (телефонограммы). Желательно, чтобы телефонограмма была формализованным документом. Тогда важная информация не будет теряться и не нужно будет тратить время на перезванивание, уточнение и т. п.
- Создайте персональную и организационную базу телефонных номеров. При наличии АОНа создайте также "белый" и "черный" списки входящих звонков.
- Будьте компетентными в телефонном общении: четко представляйтесь в начале разговора; говорите кратко; лаконично излагайте суть вопроса и цель звонка; не отвлекайтесь на общение с другими "нетелефонными" собеседниками; переспрашивайте, уточняйте, проверяйте взаимопонимание и др.
Работа с почтой (деловой корреспонденцией)
- Используйте для предварительной фильтрации и сортировки почты секретаря или доверенного сотрудника.
- Не тратьте время на случайную почту, безжалостно выбрасывайте.
- Сортируйте почту по степени важности ("реагировать сразу", "принять решение после обсуждения", "мусорная корзина", "сохранить в архиве").
- Фиксируйте важные места и делайте пометки по обработке и ответной реакции (например, "Проверить информацию", "Ответить утвердительно", "Выслать типовой ответ N" и т. п.).
- Не накапливайте почту — читайте и обрабатывайте ее в начале дня один раз в 1—3 дня.
- Заведите необходимые варианты типовых (стандартных, в которые подставляется Ф. И. О. адресата) исходящих писем.
- Введите в практику диктовку (а также поручение "чистового оформления" и отправку) писем секретарю или доверенному сотруднику.
- Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее. По возможности, высылайте немедленный ответ, используя электронную почту.
Работа с книгами и печатной прессой (газетами, журналами)
- Читайте только самое необходимое, не тратьте избыточное время на чтение. Чем объемнее книга, которую вы планируете прочитать, тем строже должны быть ваши критерии оценки целесообразности (полезности, востребованности) данной информации.
- Если существует такая возможность, то используйте толковых сотрудников для реферирования книг и прессы. Поручайте им делать выписки или краткие конспекты (ограниченного объема) по интересующей вас теме.
- Используйте какие-нибудь простые и удобные техники рационального чтения (в отличие от техник скорочтения они не требуют специальных долгих и трудоемких тренировок), например, пятиступенчатый метод SQ 3R:
Survey — обзор структуры текста;
Question — вопросы, задающие цель чтения;
Read — собственно чтение текста;
Recite — обобщение текста, краткое выделение основных идей;
Review — повторение, запоминание основных идей.
4. Чтобы прочитанная информация не пропадала зря, разработайте и используйте собственную систему пометок в тексте, конспектирования, выписок на карточках и картотеку.
Как конспектировать, делать выписки
- Выписывайте только самое необходимое и помните, что запись имеет смысл только для небольших заметок. В других случаях используйте ксерокс, сканер, принтер.
- Разработайте собственную систему конспектирования, в которую могут входить:
- особые сокращения;
- символические пометки;
- различные способы подчеркивания;
- использование цвета;
- "свертка" информации в таблицы, схемы.
- Используйте собственные комментарии, рисунки и схемы для улучшения восприятия и запоминаемости информации. Преобразование начальной информации в рисунок или схему является мыслительной задачей, решение которой в значительной степени повышает запоминаемость выписываемой информации.
- Определитесь с форматом выписок:
- записывается только идея или смысл текста в произвольной форме;
- выписывается дословная цитата (требуется указание источника, библиографическая ссылка);
- конспект (включает в себя указание источника, выписанные цитаты и/или пересказ смысла текста, а также собственные комментарии).
- Выписка — это очень "маленькая" единица хранения информации, поэтому главная проблема — не потерять выписку! Если выписка не "размещается" в продуманной системе хранения информации (например, в картотеке), скорее всего, она будет быстро потеряна.
Использование "умной" техники
- Для повышения эффективности работы с информацией и степени самоорганизации в целом можно и нужно использовать: 1) персональный компьютер; 2) ноутбук; 3) КПК (карманный персональный компьютер, "наладонник"); 4) электронный органайзер; 5) мобильный телефон с функциями органайзера.
- В качестве минимального "джентльменского набора" компьютерных программ, которыми в совершенстве должен владеть каждый современный человек, заинтересованный в эффективной работе с информацией, являются программы, входящие в стандартный (и наиболее распространенный) пакет MS Office: MS Word, MS Excel, MS Access, MS Power Point и др.
- Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте наиболее эффективные и современные средства коммуникации, которые позволят в значительной мере ускорить ваше общение: 1) мобильный телефон; 2) электронную почту; 3) факс.
- Используйте не только традиционные визуальные способы работы с информацией (текстовые компьютерные файлы, бумажные документы и др.), но и аудиальные. Диктофон можно использовать для: 1) планирования своей работы; 2) фиксации новых идей и ценных мыслей; 3) повышения ответственности сотрудников (запись отчетов, докладов, постановки задач и др. оперативной информации); 4) самообучения.
Если вы "дружите" с "умной" техникой, то здесь возможен ряд нетривиальных решений. Например, чтобы не терять драгоценного времени в дороге на работу и с работы, во время стояния в очередях и пробках и т. п., многие используют для обучения или развлечения чтение книге экрана КПК. Однако это опять визуальная информация, а глаза наши вовсе не "железные" и имеют свойство уставать (лично мне, как "очкарику" и много читающему и работающему за компьютером человеку, эта "ломота в глазных яблоках" хорошо знакома). Я решил проблему следующим образом: интересующий меня текстовый файл с помощью программы для синтеза речи надиктовывается (конвертируется) в звуковой файл; потом звуковой файл переписывается на "флэшку" (МРЗ плейер); в уши втыкаются наушники, и я получаю возможность прослушать интересующий меня текст, и в то же самое время глаза мои отдыхают. Единственной проблемой здесь является сравнительно низкое качество искусственно синтезируемой речи, но к "электронному голосу" вполне можно привыкнуть.
5. По возможности используйте только такие технические средства, которые удобны для вас и в которых вы хорошо разбираетесь. Но незнание и неумение работать с какой-либо техникой или компьютерными программами не должны становиться для вас непреодолимым барьером. Даже если использование каких-либо технических новинок является для вас тайной, потратьте на их изучение необходимое время — оно потом с лихвой окупится!
Автор: Сергей Иванович Калинин
Источник: Elitarium.ru
