Кто управляет Вашим временем?
Время – это уникальный, невосполнимый ресурс. Его нельзя вернуть, купить, передать, приостановить или ускорить. Им можно только пользоваться, распределяя задачи своей жизни в определенных временных интервалах. Время – это измерение, которое активно влияет на качество нашей жизни, вызывая либо удовлетворенность им, гармоничное состояние духа, либо тягостное ощущение, что время уходит как вода сквозь пальцы, текучка отнимает силы, а задумано так много важных дел…
Жизнь руководителя уплотнена до предела, его рабочий день ненормирован, и все же часто не удается вовремя завершить все дела, выполнить все данные обещания. При этом все больше нарастает ощущение цейтнота, организм реагирует на нехватку времени как на стресс, отвечая изменением самочувствия, а затем и серьезными сбоями.
Возможно ли управлять временем? Реально ли делать все намеченное? Есть ли способы все успевать, оставаясь спокойным? Давайте разбираться…
Симптомы недостатка времени:
Если Вы наблюдаете эти симптомы в своей работе, ваше время неправильно организовано. Следовательно, необходимы инструменты более эффективного его использования. Но прежде чем переходить к ним, ответьте на вопрос: зачем Вам нужно время? Какие цели Вы ставите перед собой? Соотносится ли то, что Вы делаете каждый день с долгосрочными целями и смыслом Вашей жизни? Только если Ваши жизненные цели включены в ежедневную деятельность, планирование будет эффективным, а удовлетворенность от жизни высокой
Инструменты управления временем
Выделение жизненных целей
Итак, прежде всего необходимо определить:
- Есть ли у Вас в жизни цели, которых Вы хотите достичь?
- Делаете ли Вы что-либо каждый день для реализации этих целей?
- Делаете ли Вы это оптимально?
Создайте свою Декларацию жизненных целей, обдумав следующие вопросы:
- Каковы мои жизненные цели?
- Чего я хочу достичь в ближайшие 3 (5) лет?
- Что мне необходимо сделать в течение будущих 6 месяцев?
Ответив на эти вопросы или даже выписав цели на бумаге, проанализируйте списки. Если они похожи, значит, Ваши цели непротиворечивы. Если они сильно различаются, задумайтесь: стоит ли ждать какого-то времени, чтобы делать то, что хочется? Может быть, начать уже прямо сейчас?
Определение приоритетов
Скорее всего, количество целей, которых Вы хотели бы достичь, значительно превышает время Вашей жизни. Поэтому необходимо определить приоритеты. Распределите Ваши цели по степени важности. Если Вы испытываете затруднения в расстановке приоритетов, помочь Вам может притча: “Вы с караваном верблюдов пересекаете пустыню. Вдруг на вас нападают разбойники. Главарь разбойников говорит Вам: Или мы тебя убьем, или отдай одну из своих целей”. Отдайте ту цель, которую жаль меньше всего, и присвойте ей последний номер в Вашем списке”. Таким образом, Вы выделите самые важные цели в нем.
Теперь Вы получили то, что хотели бы сделать с Вашей жизнью на данном ее этапе.
После того, как определены главные жизненные цели, можно переходить к планированию, как долгосрочному, так и краткосрочному.
То есть определить те дела, которые будут способствовать достижению ваших самых важных целей
Планирование дальнейших действий
Планирование является мощным инструментом организации времени, но сначала необходимо установить то, на что тратится Ваше время?
“Инвентаризация времени”
Для некоторых людей постоянный учет времени является организующим фактором, и они ведут его всю жизнь, расписывая свою жизнь по минутам. Необходимо отметить, что иногда он может явиться источником сильного напряжения и принести больше вреда, чем пользы. Золотой серединой является учет по выбранным параметрам. Например, если Вы работаете над важным проектом, полезным будет являться учет времени, затраченного на этот проект. Но на этапе инвентаризации (учета временных потерь) тотальный учет времени необходим.
Данные вносите в таблицу: “Анализ видов деятельности и расхода времени”, состоящую из двух граф: “Вид деятельности” и “Расход времени”.
Заносите, по возможности, все сделанные за день дела и фиксируйте затраченное время с точностью в 10 минут. Этап инвентаризации занимает одну неделю.
Постоянно анализируйте записи. Подумайте, какие дела Вы могли бы делегировать? Какие дела можно делать более эффективно? Какие можно не делать вообще?
Список “Что надо сделать?”
Наиболее распространенный способ планирования – это составление списка дел.
Многие каждый день составляют список “Что надо сделать” и по мере выполнения вычеркивают из него дела, а также вписывают новые. Это полезная привычка, однако:
- Не вносите в этот список обычные цикличные дела, вроде чистки зубов или утреннего кофе. Внесите только дела, требующие Вашего внимания
- Составляя список дел, распределите дела по важности и выделите примерно по 4 самых приоритетных для каждой цели
- Начинайте с самых важных дел. Помните о правиле 80:20. 80% успеха приносит выполнение 20% дел. Т.е. 2 дела из 10 принесут Вам максимум успеха! Не попадайте в ловушку выполнения сначала легких дел, чтобы вычеркнуть их из списка. Выбирайте для выполнения важных дел наиболее продуктивное время дня. Сначала выполняйте наиболее важные дела. Для менее значимых задач используйте стратегию ожидания дополнительного сигнала о необходимости их выполнения. Пока сигнала не последовало, не делайте их!
- Если Вы замечаете, что затягиваете время начала работы над важным или неприятным делом, Вам необходима программа борьбы с промедлением. Промедление – одно из главных препятствий в достижении цели!
- Определите бюджет своего времени и совокупность задач. При планировании используйте правило 40:60. 60% времени планируйте, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время
Лучше, если Ваши списки дел на день и неделю будут собраны в Вашем ежедневнике таким образом, чтобы самые важные дела были наверху, за ними менее важные.
Теперь у Вас есть логически стройная система планирования. Составляйте планы систематически, только тогда они принесут Вам пользу. Выделите для планирования полчаса вечером или утром. Тогда Ваш день будет проходить более спокойно
Выполнение планов
Возможно, Вы запланировали все же больше дел, чем в состоянии выполнить. Следовательно, необходимы дополнительные ресурсы
Для начала, разделите все дела на четыре категории:
- Важные и срочные
- Важные, но не срочные
- Срочные, но не важные
- Не срочные и не важные
Естественно, что дела могут “кочевать” из одной группы в другую. Например, подготовка к совещанию неделю назад была делом важным, но не срочным, а теперь, накануне совещания, стала важным и срочным. А разрешение конфликта между двумя подчиненными час назад было делом важным и срочным, но стало не важным и не срочным, так как они сами разрешили противоречие. Пометьте в Ваших трех списках эти дела символами “ВС”, “ВН”, “СН”, “НН”. Подумайте, какие из этих дел Вы должны сделать сами, какие за Вас могут сделать другие и какие можно не делать вовсе?
Борьба с промедлением
Причины промедления:
Если Вы затягиваете работу над самым важным делом, еще раз определите, действительно ли оно сейчас является первоочередным? Может быть, приоритеты изменились? Тогда передвиньте это дело на ту ступеньку, которую оно сейчас занимает
Если это дело действительно важное, и Вы просто боитесь приступить к нему из-за его сложности, используйте метод швейцарского сыра: делайте хоть что-то, но для продвижения в нужном направлении. Приготовьте бумаги на столе, или план напишите
Если это дело не столь важное, но почему-либо неприятное для Вас, допустим, работа, которую Вы не любите делать, подумайте, кому можно поручить ее
Если это неприятный разговор, который Вы должны провести сами (допустим, сказать сотруднику об увольнении или о задержке поставки крупной партии товара клиенту), то продвиньтесь хотя бы на шаг: откройте книжку, найдите номер или набросайте план беседы. Представьте самое плохое, переживите его и примиритесь с ним. Попросите секретаря соединить Вас в определенное время. Потом проведите разговор
Что поможет в борьбе с промедлением?
Обсуждайте Ваши затруднения с другими людьми или размышляйте о них с разных точек зрения. Это поможет Вам понять причины затруднений, а слушающие Вас люди – натолкнуть на подходящее решение
Представьте, что произойдет в результате отсрочки? Используйте пугающие картины будущего как мотивирующий фактор
Затем представьте, что Вы будете чувствовать, когда справитесь с этим делом. Используйте этот энтузиазм для его начала!
Постарайтесь найти что-то интересное или полезное для себя в этом деле
Не корите себя слишком сильно, увеличивайте нагрузку на силу воли постепенно
Составление расписания
Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и соотнесите их со своим расписанием. Некоторые люди более продуктивны утром, другие днем или к вечеру. Обычно мы следуем полуторачасовым ритмам подъема и спада активности
Выделите время для интеллектуальной, сосредоточенной работы и попросите секретаря принимать в это время звонки, перенаправлять абонентов к другим сотрудникам или сообщать о том, когда с Вами можно будет связаться. Это даст Вам возможность размышлять над стратегическими вопросами
Выделите часы приема, в которые Вы встречаетесь с сотрудниками, и не принимайте их в другие часы. Если к Вам заходит подчиненный или коллега “на минуточку”, имея в виду час, мягко скажите, что сейчас действительно можете уделить ему лишь минуту. Предложите ему зайти позже, обратиться к заместителю и т.д. Действительно очень срочные вопросы, требующие Вашего экстренного вмешательства, встречаются не так уж часто
Отведите время для отдыха, оно должно быть заложено в расписание наряду с другими делами. В это время Вы можете разобрать часть несрочных бумаг, почитать книжку, прогуляться или просто отдохнуть. Делайте паузы до наступления усталости. Усталость легче предупредить, чем лечить. Небольшое утомление проходит после небольшого отдыха, большое - только после длительного. Т.е., если Вы не дадите себе вовремя отдохнуть, то остальную часть дня будете малоэффективны. Чаще меняйте виды деятельности. Это предупреждает утомление
Используйте маленькие паузы для различных видов работ: во время ожидания встречи с подчиненным, Вы можете выучить пару иностранных слов, а перед началом совещания набросать несколько строк о статье, которую планируете написать. Эти маленькие паузы не так уж малы, если их суммировать. Вторая польза от их использования – поддержание включения в важные для Вас дела
При выборе дела, которым Вы сейчас займетесь, спрашивайте себя: “Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?” Это поможет Вам расставить приоритеты
Делегирование
С некоторыми из дел, которые не столь важны, но отнимают массу сил и внимания, прекрасно справятся Ваши подчиненные. Делегирование является важной частью таймменеджмента. “Я не делаю то, что может сделать мой подчиненный” – золотое правило руководителя. Ведь Вам время необходимо для решения более важных дел.
Чтобы делегирование стало помощью, а не дополнительной проблемой, оно должно быть правильно организовано.
Делегирование – это передача части работы, а с ней части ответственности и необходимых полномочий подчиненному
Для правильного делегирования:
- Четко сформулируйте конечный результат задачи, каким требованиям должен удовлетворять конечный продукт, сроки, насколько важна эта работа в списке задач подчиненного
- Проверьте, понял ли Вас подчиненный. Задайте ему вопросы о способах выполнения задания, возможных затруднениях, ответьте на его вопросы, дайте возможность обращаться к Вам за помощью
- Если в процессе выполнения задачи, сотрудник будет обращается к Вам за помощью по каждому поводу, уточните с ним еще раз задачу или выберите другого сотрудника для выполнения задания
- Не навязывайте подчиненному свой способ решения задачи. Для Вас важен результат. Но предупредите сотрудника о возможных сложностях
- Сообщите сотруднику, какими ресурсами он может пользоваться при выполнении поручения, предоставьте ему соответствующие полномочия и сообщите об этом заинтересованным лицам
- Если задача интересная, делегируйте ее, как возможность роста сотрудникам, планируемым Вами на повышение. Не делегируйте рутинную работу одному человеку
Работа с входящими документами
- Проанализируйте входящую почту, и прекратите поступление ненужной Вам информации (возможно, какие-то формы отчетов Вам уже не нужны)
- Возьмите за правило: берите документ в руки только один раз. Или хотя сделайте один шаг для обработки документа (положите в нужную папку, сделайте пометки и т.д.)
- Если это письмо, ответьте сразу или передайте секретарю с инструкцией
- Пишите краткую резолюцию прямо на документе, и переправляйте его кому следует (для бумаг, подлежащих хранению, попросите сделать копию)
- Складывайте входящую документацию в три папки: “Срочно ответить”, “Информация”, “Реклама”
- Записывайте ответы на диктофон и передавайте секретарю для окончательной обработки и печати
- Дайте указание секретарю, какие бумаги надо сразу же выбрасывать, какие направлять другим людям, какие складывать в архив
- Подготовка и проведение совещаний
- Совещания отнимают у руководителя огромное количество времени и сил. Поэтому важно оптимизировать их
Шаги, увеличивающие эффективность совещаний:
- Заранее продумайте и разошлите участникам повестку дня
- Предложить участникам встретиться в рабочих группах для обсуждения вопроса и пригласите одного-двух человек от каждой такой группы
- Короткие совещания лучше проводить стоя. Это организует, отсекает лишнее
- Выбрать ведущего (не обязательно руководителя), который будет жестко придерживаться процедуры совещания (оглашение повестки, доклады или сообщения, вопросы выступающим, обсуждение, выработка решения, поддержание временного регламента)
- После совещания проверить выполнение решений, встречаясь с исполнителями в рабочей обстановке (тогда сотрудники не будут считать совещания пустой болтовней)
- Работа с длительными проектами, идеями, статьями
- Для идей и проектов заведите папки или картотеки и помещайте туда все относящиеся к теме материалы (метод ограниченного хаоса).
- Периодически думайте о них и просматривайте. Когда придет время обработать их, у Вас уже будет несколько хороших идей или решений. Имейте при себе маленький блокнот для записи мыслей. Затем распределяйте записи по папкам или разделам картотеки
Если у Вас есть серьезная задача для решения, используйте время сна. Настройтесь на задачу перед сном, дав подсознанию задание отыскать решение. В работе с подсознанием необходимо быть последовательным. Оно инертно, неповоротливо, долго разгоняется, но если Вы не будете оставлять эту практику, оно скоро начнет выполнять Ваши заказы, снабжая новыми идеями и интересными решениями. Будьте готовы принять сообщение: держите рядом с кроватью ручку с бумагой или диктофон. Старайтесь проснуться до будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние. Пора между сном и явью самая “плодородная”. Если задача не дает Вам уснуть, откажитесь от этого метода.
Управление временем в условиях цейтнота
Если Вы все же попали в цейтнот, не суетитесь. Если Вас торопят, не поддавайтесь, возьмите тайм-аут. Сядьте, выделите время для спокойного размышления. Определите стратегии выхода из кризисной ситуации. Оцените ресурсы. Кого и как можно привлечь к решению проблемы. Как снизить потери. Запишите свои решения. После этого можно приступать к реализации принятых решений и последовательному выходу из сложной ситуации
Навыки, повышающие эффективность использования времени
Скорочтение
Возможно, стоит освоить скорочтение. Оно чрезвычайно полезно для просмотра периодической печати, а также поможет извлечь ключевые мысли из книг, которые Вы в полном объеме вряд ли смогли бы прочитать. Алгоритм структурированной работы с текстом, позволит Вам проанализировать содержание книги, усвоить основные идеи. В Москве работает “Школа рационального чтения” Андреева, которая поможет заложить основы этого навыка. Конечно, освоение потребует времени, но это быстроокупаемое вложение
Развитие памяти
Память, являясь полезным инструментом, может сэкономить Вам достаточно много времени. Если у Вас есть пожелания к своей памяти, имеет смысл освоить некоторые мнемотехнические приемы. Они позволят Вам помнить наизусть имена, телефоны, лица, списки дел, содержание повесток дня и т.д. Кроме того, хорошая память обладает выраженной структурой, что упорядочивает мышление (в ней все лежит по полочкам, а не свалено в кучу)
Развитие концентрации
Развитие концентрации позволит Вам реализовать важнейшее правило таймменеджмента: “В одно время – одно дело”. Для развития концентрации используются различные методы: от медитаций до осознанных сновидений
Наше сознание устроено таким образом, что оно либо переключается, либо засыпает. Поэтому один из главных приемов концентрации – прикармливать внимание все новыми впечатлениями
Несколько простых упражнений для развития концентрации:
Возьмите в руки любой предмет. Удерживайте на нем внимание в течение пяти минут. Если внимание отвлекается, мягко возвращайте его к предмету. Рассматривайте его цвет, размер, объем, фактуру и т.д. Находите в нем все новые незамеченные ранее детали.- Перемещайте луч внимания по предмету, чтобы избежать утомления
- Перемещайте луч внимания в разные части своего тела. Осознавайте те участки тела, в которые направлено внимание: можете напрягать или расслаблять их. Следите за тем, чтобы остальные части тела были в обычном состоянии. Добивайтесь точной реакции, например, потепление мизинца на левой ноге, затем мочки уха и т.д.
- Тренируйте мгновенную “врабатываемость” в то дело, которым занимаетесь. Полностью погружайтесь в материал. Оставляйте только “сторожа” - маленькую часть сознания для реакции на окружающее, когда Вы заняты определенным делом. Это позволит Вам гораздо быстрее и эффективнее решать Ваши задачи Не обходите своим вниманием органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры. Они помогут Вам вести оперативный учет времени.
Освоив хотя бы часть описанных инструментов, вы наверняка обнаружите, что тотальная неразбериха, стресс и суета отступили, а вы стали больше успевать не за счет увеличения рабочего дня, а за счет успешного таймменеджмента
