Когда не хватает времени
Когда не хватает времени или Искусство тайм-менеджмента на рабочем месте
Мысль о том, что Вы плохой профессионал, отбросим сразу. Тогда почему же работа движется намного медленнее, чем хотелось бы? Умные книжки по тайм-менеджменту приводят кучу советов, как сэкономить время, которые, к сожалению, годятся в большинстве случаев исключительно для домохозяек. Это они могут мыть ванную, одновременно нанося на голову кондиционер для волос; разговаривать по телефону, нарезая овощи для супа; читать новости по КПК, выгуливая собаку...А вот офисному работнику весьма затруднительно составлять заявку на тендер и участвовать в телеконференции одновременно.
Или готовить отчет и общаться с недовольным клиентом по телефону. Делать несколько дел одновременно на рабочем месте не только трудно, но и, как установили психологи, неэффективно. На переключение между двумя сложными процессами уходит столько времени, что гораздо правильнее делать работу последовательно, а не параллельно. Да и наши мудрые предки не зря считали, что «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Но тогда где же найти время? Вот несколько проверенных советов от проекта Наёмники.ru:
Начать лучше с того, что несколько недель записывать каждое свое действие в течение дня. Не рассматривайте это как потерю времени – наоборот, Вы учитесь его структурировать, ведя подобный хронометраж. Руководитель одной известной компании, ведя такой анализ на протяжении 2 месяцев, обнаружил, что 4 часа в неделю из 50, проводимых на работе, тратит впустую. Хороший ресурс времени! У рядовых же сотрудников, по некоторым подсчетам, на «письма-кофе-поболтать» уходит до 2,5 часов рабочего времени в день!
Допустим, что хронометраж Вы провели и выяснили, что «впустую» тратится за весь день от силы минут 20... Даже не пытайтесь сократить это время еще больше – эти 20 минут важны для переключения внимания и отдыха мозга. Попытайтесь высвободить время иначе:
- Делегируйте полномочия
Бывает, что человек работает в большом коллективе, и трудится за весь отдел. И дело не в том, что коллеги увиливают от работы, а в том, что он сознательно или неосознанно «подгребает» все дела под себя, и, естественно, не успевает сделать их в одиночку. Не стоит добровольно брать на себя дополнительную нагрузку, если она не сулит прибавки к зарплате или льгот. Коллеги к этому быстро привыкнут и новые функции будут закреплены за Вами навсегда. - Почаще говорите «нет»
Когда к Вам в очередной раз подходит коллега с просьбой помочь, «войти в положение», «выручить в последний раз», глубоко вздохните и досчитайте до десяти. Конечно, Вы не хотите обидеть человека, подвести его в трудную минуту и т.п. Но соглашаясь, Вы жертвуете своим временем, которого и так в обрез. Поэтому возьмите за правило помогать другим, только когда Ваша основная работа сделана, или ее можно отложить. Во всех остальных случаях придется ответить вежливым отказом. - Определяйте приоритеты
Вначале рабочего дня, советуют специалисты, выпишите все дела, которые Вам предстоит сделать, на листок бумажки, и разделите их на срочные и второстепенные. Все важные дела, как бы Вам ни хотелось их отложить, необходимо выполнить в первую очередь. Если Вы сами не можете определить, какие дела являются наиболее важными, пусть приоритеты расставит начальник. Не стесняйтесь подойти к нему с подобной просьбой – иначе можно оказаться крайним из-за сорванных сроков и невыполненных обещаний. - Работайте по биорасписанию
Определите, в какое время суток Вы наиболее активны, и именно в этот период старайтесь выполнить максимальное количество работы. Датские психологи установили, что большинству людей лучшие решения приходят в голову в промежуток между 7 и 11 утра. С полудня до трех часов дня длится так называемый нейтральный период, когда работается тоже неплохо. А вот в 14-15 часов заряд утренней бодрости уже теряется, повышается уровень тревожности и, как следствие, работоспособность падает. Поэтому неспроста в большинстве фирм рабочий день начинается в 9, а перерыв приходится на 14 часов. Но не всем такой распорядок подходит. Одна девушка, менеджер в туристической фирме, в обязанности которой входило не только общение с клиентами, но и ведение некой отчетности, попросила руководство об индивидуальном рабочем графике. Она приходила в офис на полтора часа раньше, чем все остальные, и успевала за это время вдумчиво и аккуратно подготовить документацию. Рабочие часы она отводила для общения с клиентами, по мере необходимости устраивая небольшие перерывы, и уходила домой с ощущением плодотворно проведенного дня. Составление рабочего графика с учетом собственных биоритмов может заметно повысить эффективность работы.
И напоследок. Если прочитаны все книжки по организации рабочего времени, если день расписан с точностью до секунды, а Вы все равно ничего не успеваете, и голова отказывается думать, значит, работы просто слишком много. Поговорите с шефом и попросите Вас разгрузить. Разговаривать будет проще, если при приеме на работу Вы подписывали договор, в котором прописаны Ваши функциональные обязанности. Если такой палочки-выручалочки нет, заранее продумайте свои аргументы. Если Вам отказали, можно попробовать пойти другим путем – просить помощников.
Если же и тут Вы встречаете отказ, то стоит всерьез задуматься – нужна ли Вам такая работа?
Источник: Наёмники.РУ
Автор: Ирина Павленко
