Время Генерального Директора
Нормы этикета.
Продолжительность рабочего дня руководителя
Современный ритм жизни диктует деловому человеку очень динамичный график: плодотворный рабочий день, «правильный» вечер на интересных презентациях, в театре, на концерте, в спортклубе, праздники и выходные с семьей. Сегодня модно все успевать.
Вместе с тем существует руководители, которые предпочитают приходить на работу раньше всех и уходить последними. По моим наблюдениям, это авторитарные люди, испытывающие от работы хронический стресс. Они работают без помощников (или фактически помощники есть, но директор не доверяет им планировать свой рабочий день). Если Вам также приходится долго засиживаться на работе, задумайтесь, правильно ли Вы распределяете свое время и делегируете ли подчиненным решение тех вопросов, которые не требуют Вашего непосредственного участия
Может ли Генеральный Директор опаздывать
Сегодня ценятся такие черты, как высокая самоорганизация, четкость и мобильность. Пунктуальность – требование конкурентного бизнеса. Игнорируя правила этикета времени в бизнес-среде, Вы рискуете получить отрицательное отношение со стороны партнеров, клиентов и сотрудников (см. Этикет времени в разных странах). Так, если Вы опоздаете на переговоры, то рискуете лишиться контракта, клиента или заказчика уже сегодня. Поэтому следуйте советам:
- планируя время, исходите из того, что Вы должны оказаться на месте за пять минут до назначенного времени;
- если Вы приехали раньше, подождите где-то недалеко от места встречи;
- если Вы опаздываете, позвоните до момента, когда встреча должна начаться, и, не объясняя причин (потому что никому не интересно знать о причинах Вашего опоздания), сообщите об этом и попросите перенести по возможности встречу.
Этикет времени в разных странах
В европейских странах, например, в Германии, Великобритании и Швеции, очень ценят пунктуальность.
Немцы аккуратны и щепетильны в соблюдении условий и сроков договоренностей. Мне запомнился один немец, который рекомендовал нашим коллегам после каждого телефонного разговора писать электронное сообщении тому, с кем только что состоялся телефонный диалог, чтобы все сказанное с мельчайшими деталями были закреплено письменным подтверждением обоих участников телефонного разговора.
В Лондоне не рекомендуется назначать переговоры в 17.00 «five o’clock» – это время для так любимого в Англии чая. Кстати, то же правило действует и в Испании: во время «сиесты» (с 14-00 до 16-00) в бизнес - среде не назначаются встречи и не ведутся переговоры. Во Франции не любят начинать переговоры и встречи раньше 11.00. Шведы любят планировать дела заранее, поэтому и о деловых встречах лучше договариваться заблаговременно, а не в последнюю минуту.
Американцы очень мобильны. «Время – деньги» – это девиз их жизни. Если Вы отправляете электронное письмо в незнакомую компанию по адресу, указанному на сайте, то будьте уверены, что на следующий день получите ответ. Китайцы, напротив, решения принимают не спеша, все тщательно обдумывают, считая, что переговоры и встречи – лишь путь к взаимодействию и сбору информации.
Сколько дляться переговоры и совещания
Отношение к переговорам в России значительно отличается от западных стандартов: наши руководители могут совещаться часами и в итоге так и не принять решения2. Вообще, протокольные нормы рекомендуют в предварительной программе указывать временные рамки переговоров, обычно это не более 30–40 минут. Если на обсуждение каких-либо вопросов требуется больше времени (в любом случае, не более 1,5 часов), то в программе должно быть указано время перерыва. Еще одно важное замечание: часы в переговорных комнатах должны висеть таким образом, чтобы не только одна сторона могла наблюдать их ход, но и докладчик также мог видеть, сколько минут ему осталось выступать.
Правила этикета в телефонных разговорах
В среднем телефонный разговор не должен превышать 30 минут. Если Вас просят перезвонить, то лучше сразу уточнять, через какое время лучше это сделать. Если же время звонка заранее оговорено (обозначено на визитной карточке), или в рекламной продукции указаны рабочие часы, то необходимо звонить только в это время. Во время звонка достаточно подождать 3–4 гудка: назойливость не самое хорошее качество для делового человека. Кстати, если у вас звонит телефон, то необходимо взять трубку до 4–5 гудка.
В бизнесе лучше отвечать на звонок как можно быстрее, чтобы у позвонившего не было необходимости искать другую, более «разговорчивую» компанию. Но я знаю западные компании, работающие в России, в которых официально утверждено правило брать телефонную трубку не раньше четвертого звонка: это свидетельство того, что в компании все в порядке, работа, кипит и ответить на звонки совершенно некогда. На мой взгляд, это неправильно, хотя, конечно, перед тем, как Вы возьмете трубку, должен быть хотя бы один гудок, чтобы настроиться на беседу, а не говорить запыхавшись.
Деловой завтрак, обед, ужин: какова оптимальная продолжительность
Если говорить не о протокольном понимании завтрака, обеда и ужина, а о трапезах, принятых в ежедневной деловой жизни любого бизнесмена, то в деловом сообществе приняты следующие нормы: завтрак с 11.00 до 13.00, обед с 13.00 до 17.00–18.00, ужин с 18.00 до 22.00–23.00. Завтрак никогда не должен превышать одного часа, обед не более трех часов, деловой ужин, обычно, самый продолжительный, по согласованности сторон, – не более пяти часов. Такие мероприятия, как фуршет, проводятся не более двух часов.
На приемы, проводимые без рассадки за столом, необходимо прийти точно к указанному в приглашении времени, если же в приглашении указывается время начала и конца приема, например, с 18.00 до 20.00, то прийти можно в любое в пределах указанного в приглашении времени.
И последний совет. Всегда помните о времени, но, беседуя с человеком, никогда не смотрите на свои наручные часы. Это будет восприниматься как неуважение к собеседнику. Если Вы торопитесь на следующую встречу, просто скажите об этом своему партнеру в самом начале переговоров.
Гузель Булатовна Закарян
Руководитель отдела отбразовательных программ Агентства "Деловой протокол"
