Профессия — секретарь, или советы для начинающих
После долгих поисков, волнительной процедуры собеседования вас наконец-то приняли на работу. Вам кажется, что вы находитесь на вершине славы, но вместе с тем душу не покидает чувство тревоги. Как адаптироваться в новой среде? Чем следует руководствоваться в дальнейшем?
Шеф
Самое главное для вас — наладить контакт и, по возможности, хорошие, дружеские отношения с шефом (слово «секретарь» в переводе с лат. — доверенное лицо). Из всего коллектива вы по долгу службы являетесь человеком, наиболее приближенным к руководителю, и от того, как будут складываться ваши отношения, зависит многое: успех трудовой деятельности всей организации, психологический микроклимат в коллективе, ваша дальнейшая карьера.
Почти армейское выражение «шеф всегда прав» не совсем лишено логики и смысла. Ведь это вас взяли на работу, а не наоборот.
Одна из ваших главных функций — внимание к руководителю. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичный интерес к начальнику и ненавязчивую заботу о нем. Хочу сразу сказать, что при этом, кроме всего прочего, вам понадобится и интуиция. Ведь нужно будет точно определить, в чем нуждается шеф в данный момент и постараться предупредить его желания. И не стоит рассматривать свои обязанности по приготовлению кофе или чая как нечто постыдное и недостойное. Вы — гостеприимная и внимательная хозяйка в доме, то есть в своей приемной. В конце концов, вы просто женщина! Не будет же руководитель-мужчина бегать с чайником! Согласитесь, что это не всегда выглядит солидно. Да и кофе можно подавать по-разному. Можно с видом королевы, а можно с видом суетливой, обиженной мыши. Сознание того, что это, возможно, ваша временная обязанность, поможет вам смягчить отношение к ней.
Не уставайте создавать атмосферу доверия, будьте дружелюбны и общительны и не воспринимайте критические замечания как глубоко личную обиду. Учитесь достойно реагировать на недовольства и даже на оскорбления. Но не забывайте и о чувстве собственного достоинства, уверенности в себе и своих силах. Это должно проявляться как в вашем внешнем облике, манерах, словах, так и в поступках, а особенно в достойном поведении в неприятных жизненных ситуациях. Начните с осознания своей неповторимой индивидуальности, с того факта, что вы достойны любви и уважения других людей. В своих отношениях с шефом старайтесь ни при каких обстоятельствах не унижаться и не заискивать. Легко высказывайте собственное мнение и искренне проявляйте свои мысли и чувства.
Конечно же, шефа, как и родителей, не выбирают. Всегда важно знать, чего от вас ждут. В чем шеф должен быть уверен наверняка, так это в вашей компетентности и самостоятельности. Секретарь не вправе допускать ошибки ни в одном документе, освобождая тем самым руководителя от необходимости проверять каждый из них. Доказать свою самостоятельность вы сможете только работой. Начальник должен быть уверенным в том, что его секретарь справится со всеми вопросами и делами, которые могут возникнуть в момент его отсутствия. Вы должны быть способны выбирать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, избавив его от необходимости детально изучать первоисточники.
Здесь следует остановиться на взаимном доверии. Руководитель доверяет своему секретарю решение всех вопросов, которые считаются конфиденциальными в деятельности фирмы. Он должен постоянно информировать свое «доверенное лицо» обо всех делах, чтобы вы могли максимально помочь ему. Шеф полагается на вашу пунктуальность, а вы, в свою очередь, должны быть готовы, что он иногда может себе позволить не быть пунктуальным. И что уж точно не допустимо для вас, так это опоздание. Приход на работу (даже через три минуты) после появления вашего шефа — это одна из ступенек к увольнению. Корректное поведение и хорошее отношение начальника не всегда будет означать, что все в порядке. Не испытывайте его терпение: вы можете и не подозревать, что над вашей головой постепенно сгущаются тучи.
Верьте в свои силы! Не бойтесь делать ошибки! Вы находитесь в начале своей карьеры, и все окружающие это прекрасно понимают.
Коллектив
Не зря говорят, что человек — это своеобразное зеркало. Улыбайтесь, и мир будет отвечать вам тем же. Другими словами, улыбка — это самое надежное оружие, с помощью которого можно легко проникнуть сквозь панцирь других «я». Дружеская улыбка устраняет настороженность или агрессивность, преодолевает любые преграды в общении с людьми. Улыбайтесь каждому, с кем необходимо установить контакт, и вы убедитесь в том, что улыбка сразу же настроит общение совсем на иной лад. Помните, что каждому человеку дорого его имя. Поэтому, общаясь с людьми, нельзя коверкать или забывать их имена и фамилии. Самый простой способ запомнить, как зовут собеседника, — несколько раз обратиться к новому знакомому по имени во время разговора.
Дружелюбие в большинстве случаев воздействует на людей так же, как и улыбка. Людям очень сложно относиться грубо к тому, кто относится к ним приветливо. Если у вас получится сдержать себя, когда кто-то злится и хамит, вы сможете обезоружить его своей выдержкой и склонить к общению на достойном уровне.
В чем заключается вежливое и дружелюбное поведение? Прежде всего, в доброжелательном отношении к окружающим. Не ждите того момента, когда вы понравитесь окружающим.
Не ждите, пока с вами поздороваются. Здоровайтесь и улыбайтесь первыми — это сразу покажет ваше дружеское отношение и настроит человека на тот же лад.
Учитесь смотреть на вещи глазами другого человека. Существует мнение, что в умении поставить себя на место другого кроется тайна успешного общения с людьми.
Есть «магические» слова, которые облегчают отношения между людьми — «простите», «извините за беспокойство», «будьте так любезны», «простите, что отнимаю у вас время». Эти выражения должны обязательно присутствовать в вашем лексиконе. И не стоит считать это проявлением заискивания или унижения. Практика показывает, что именно по таким выражениям сразу можно узнать интеллигентного человека.
Если человек старается поддерживать дружеские отношения между людьми в коллективе, то в большинстве случаев его интересы совпадают с интересами коллектива. Человек, который руководствуется психологическими основами дружеских отношений с другими, такими как приветливость, умение стать на место другого, вежливость, такт, способствует этим созданию условий для улучшения отношений между членами коллектива, устранению споров и недоразумений, установлению в коллективе нормальной трудовой дисциплины. Иногда хватает нескольких, даже одного такого человека, чтобы обеспечить здоровый психологический климат. Счастлив тот коллектив, в котором таким человеком является секретарь руководителя с его координирующими функциями и способностью задать тон общению. Успехи и трудовые достижения коллектива зависят во многом от здорового психологического климата внутри него. Когда вы думаете или говорите о своем коллективе, приучите себя отождествлять окружающий вас коллектив не со словом «я», а со словом «мы».
Живите законами коллектива. Помните, что взаимное уважение — основа успешного сотрудничества.
Возможные перспективы
Секретарь часто не имеет профессионального образования и опыта, который бы соответствовал основному профилю организации. И это означает, что вам придется пройти долгий и тяжелый путь, чтобы стать в глазах сослуживцев личностью, с которой стоит считаться. Конечно же, в приемной вам будут откровенно льстить, но постарайтесь не придавать этому значения. У вас есть два варианта — считать свою работу удачным стартом для дальнейшего образования и карьеры или продолжать поиски новой (например, более оплачиваемой или более престижной). Если вы в дальнейшем не собираетесь связывать свою жизнь с этой фирмой, для вас скорее подойдет роль секретаря с широким кругозором, к которому часто применяют определение «образованный человек» (знает обо всем по чуть-чуть, а что-то более глубоко). Если же вы считаете, что должность секретаря — начальный этап карьеры, то ваше положение весьма выигрышное. Вы будете находиться в центре всего происходящего в организации и легко сможете приобрести опыт, который иногда важнее, чем сухие книжные знания, полученные в вузе.
Приготовьтесь к тому, что преодоление стереотипа «девочки на телефоне» потребует больших усилий. Но все в ваших руках, и плюсов в этом плане больше, чем минусов.
Не стремитесь оценивать (тем более, вслух) работу других, иначе они начнут оценивать вашу. И уж то, чего действительно следует избегать, так это критики в адрес других сотрудников. Конечно, избегать критики — позиция неправильная. Это может значительно ухудшить ситуацию, которая складывается в коллективе. Правильно указать на ошибки умеют очень мало людей. Нередко тот, кто высказывает свои замечания, не знает меры и портит отношения с большинством окружающих. Зачастую, многие люди с помощью критики укрепляют уверенность в себе.
Никогда не обсуждайте своего шефа на людях! Это не сделает вам чести и может негативно повлиять на ваш имидж.
Вместо послесловия
Ну и как вам ваша новая должность? Слишком много «табу», предостережений, мрачных перспектив и никаких, с вашей точки зрения, положительных сторон. Если вас это сильно тяготит, то помните о том, что вы свободный человек и всегда сможете ее сменить. Но если вы не в состоянии этого сделать, то следует пересмотреть свое отношение к работе.
Почему бы не попробовать относиться к своей работе, как к месту, где происходит много интересного и веселого, где можно получать удовольствие от массы вещей: от неформального общения с коллегами, разговоров с посетителями, среди которых встречается много занимательных и интересных людей? В конце концов, среди коллег всегда можно найти если не друзей, то хороших приятелей.
Есть маленькие хитрости, которые помогут вам в начале вашего пути. Составляйте небольшой план на каждый день, в котором будут перечислены задания, обязательные для выполнения. Закончив одно из заданий, вычеркните его. Когда вы выполните весь ваш план, вы почувствуете облегчение и даже некоторую гордость. Заставляйте себя не думать о работе в часы досуга, увлекательно проводите выходные. А «система поощрений», наверное, известна всем — ублажайте «себя любимую, самую умную и красивую», делайте себе подарки после завершенной успешно работы. Пускай это будет всего лишь маленькая шоколадка или ванна с ароматическими маслами, эффект вы ощутите сразу. Составьте список всех «за» и «против» вашей новой работы, и, я уверена, что «за» будет больше!
Источник: http://secretar.com.ua/modules/tinycontent/index.php?id=33
