Секреты секретарского дела
Секретарь - профессия, без которой не обходится ни одна организация. Профессия, создающая вокруг себя мифы. "Секретарша" - девочка с ногами от зубов, которая пилит ногти в приемной? Бездельница? Чья-то протеже?
Работа секретаря - это большие нервные нагрузки: множество звонков, спешащие сотрудники, масса дел, невозможность составить личный график работы, зависимость от настроения шефа... Но если хоть раз секретарь продемонстрирует сотрудникам свое плохое настроение, потом любая претензия к сотрудникам, не выполнившим задание руководства, может ими расцениваться как "наезд" из-за плохого настроения. Конечно, секретарь должен обладать чувством юмора, чтобы корректно ответить на грубость, сделать вид, что не заметил ошибки, не вешать нос в тяжелых ситуациях и уметь поднять настроение не только себе, но и шефу!
Главное умение секретаря - быстро собрать и хранить информацию. Как говорят преподаватели вузов, специалист - это не человек, который знает все, а человек, который знает, где найти информацию! Секретарь должен быть таким специалистом - быть в курсе всего, не демонстрируя способ сбора информации. Секретарь обязан выяснить, кто из сотрудников чем занимается, чтобы знать, к кому обратиться за информацией. Информацию важно не только собрать, но и довести до шефа. Хороший секретарь помнит: он существует для того, чтобы избавить начальника от чужих проблем, поэтому фильтрует информацию. Руководителю необходимо знать результат любого процесса в своей организации, а также быть в курсе настроений в коллективе. Если назревающий конфрикт может поставить под угрозу его работу - виной секретаря будет отсутствие попытки предотвратить беду. Секретарь - посредник в общении начальника с коллективом. Это не донос, а - работа. И еще одно важное правило: ни одна фраза руководителя, не предназначенная для передачи, не должна достигнуть ушей подчиненных.
Несколько советов начинающему секретарю
- Руководитель и секретарь с самого начала должны обговорить список сотрудников, имеющих свободный проход в кабинет.
- Существует легенда о секретаре Керенского, которая пришла на работу на следующий день после революции и была оскорблена беспорядком на его рабочем месте. Это, конечно, крайний случай, но порядок на столе руководителя должен быть вашей заботой. Простым решением наведения порядка в бумагах на столе начальника могут стать папки "Срочно", "Решить", "Просмотреть", "Выбросить", "На подпись" . Они облегчат взаимодействие и будут предохранять от того беспорядка, который неизбежно создается на столе руководителя.
- Обязательно нужно приучить начальника к тому, что день должен начинаться и заканчиваться встречей с секретарем. Вы должны попасть в его кабинет раньше, чем любой посетитель - для того, чтобы узнать его планы, напомнить о его встречах, разработать стратегию поведения.
- Если начальник считает, что у него работает не секретарь, а референт, помощник, объясните ему необходимость вашего присутствия на всех совещаниях и важных встречах - вы должны быть в курсе договоренностей.
- Перед тем, как отдать документ на подпись, продумайте, какие могут возникнуть вопросы, и заранее узнайте ответ.
- Не медлите с выполнением поручений - но и не торопитесь. Помните армейскую шутку: "Не спеши выполнять приказ. Всегда последует команда "Отставить!".
- Если вы по вине сотрудника провалили поручение - поделитесь ответственностью с виновным. Но - никогда не оправдывайтесь. Помните, что быть виноватой тоже входит в функции секретаря.
- Необходимо помнить любого гостя в лицо. Это - залог "безопасности" начальника, если нежелательный клиент явится без предупреждения - вы успеете корректно "отразить нападение". То же относится и к именам людей - для любого человека значимо его имя. Учите имена, даже если они невозможны для запоминания.
- Вы - записная книжка. Помните о личных датах руководителя. Он, занятый проблемами, может оказаться в ситуации банкира из рассказа О.Генри, который забыл о собственной свадьбе. Напомните ему о ней - даже если эта свадьба не с вами.
Советы для тех, кто принимает на работу секретаря
При подборе секретаря обязательно проверьте претенденток на:
- Дикцию, звучание голоса, интонирование. Предложите сложную ситуацию - от вранья, что начальника нет на месте, до ответа разгневанному клиенту - и послушайте, как это будет звучать.
- Стрессоустойчивость и доброжелательность. Девушка, которая на собеседовании вам приветливо улыбается, может стать фурией при первом же конфликте, замучить истериками или своим плохим настроением. Если же девушка в стрессовой ситуации находит источник новых сил, и чем сложней задача - тем веселее, она годится на работу секретаря, но вы должны будете позаботиться о том, чтобы у такого секретаря не было простоев.
- Грамотность. Документ о высшем образовании обещает, что письма не будут уходить с пятью ошибками в одном слове. По минимуму же уровень секретаря проверяется несколькими вопросами, например: "Согласно" - "документу" или "документа"? Второй тест - вопрос: "Простите, кому вы звоните?". Если она пишет "документа" и говорит "звОните" - лучше ей отказать. Шанс переучить невелик.
И еще несколько советов:
- Не смотрите на внешность - смотрите на рекомендации и анкету. Внешность можно будет откорректировать, ум - вряд ли.
- Узнайте, готов ли секретарь, а главное - его семья, если она есть, к ненормированному рабочему дню. При договоренности о нормированном дне все же могут возникнуть ситуации, когда секретарь вынуждена задержаться на работе.
- Узнайте, не испытывает ли претендентка дискомфорт при необходимости быстро переключаться с одного дела на другое. Если испытывает - вряд ли она будет хорошим секретарем: начальнику придется подождать, когда она закончит отправлять факс, прежде чем начать диктовать срочное письмо.
- Постарайтесь определить, насколько претендентка с будущим шефом похожи психологически. Если она привыкла быстро говорить, а его такие люди раздражают, если она медлительна, а он любит, чтобы вокруг все горело - они не сработаются.
В замечательной старой комедии "Ищите женщину" созданы прекрасные образы Секретаря и Референта: веселая и легкомысленная (так кажется!) девица, способная на прямой вопрос ответить быстро, уклончиво и метко, и зануда, пунктуальная, въедливая и преданная начальнику до смерти. Хороший секретарь должен обладать всеми этими качествами.
