Руководитель и секретарь: технология отношений
Браки, как известно, совершаются на небесах. Интересно, а по каким законам складываются отношения “руководитель – секретарь”? Театр начинается с гардероба, а рабочие отношения – с момента собеседования со своим потенциальным начальником. Какого руководителя устроите вы и какой подойдет вам? Демократичный или авторитарный, интроверт или экстраверт и, наконец, мужчина или женщина?
Первая встреча с руководителем
Очень важный шаг до встречи – сбор информации о компании и руководителе. Это позволит понять, соответствуют ли принятые правила, стандарты, принципы и т. п. вашим, что так необходимо для построения гармоничных профессиональных отношений. Если удастся, хорошо бы узнать “о легенде” шефа.
Например, когда-то он был бедным студентом, его офис находился в подвале, зато теперь… Это даст вам возможность во время собеседования восхититься его нынешним положением и организаторскими способностями.
Желательно хотя бы приблизительно определиться с типом характера руководителя: он интроверт (не общителен, ориентирован на свои чувства и переживания) или экстраверт (коммуникабелен, ориентирован на других людей)? Соответствует ли это вашей натуре?
Спросите себя, какой руководитель вам подойдет: демократичный или авторитарный? Если вы самоорганизованный, ответственный человек, то вам комфортней будет с первым типом начальника. Если же вы предпочитаете, чтобы ставили четко сформулированную задачу, вообще “твердую руку”, то, вероятно, вам лучше работать с руководителем второго типа.
Некоторые секретари отрицательно относятся к тому, чтобы подавать кофе руководителю и его гостям. Готовы ли вы к этому? Ведь можно рассмотреть эту услугу как заботу, функцию хозяйки офиса. Не считаем же мы роль хозяйки унижением, когда угощаем гостей у себя дома?
Когда вы будете общаться с потенциальным начальником, стоит присмотреться, не намерен ли он флиртовать. Вы собираетесь работать, а не кокетничать, не так ли?
Руководитель-мужчина и секретарь-женщина
Итак, вы приняты на должность секретаря (личного помощника, офис-менеджера). Помимо того, что необходимо входить в работу, четко выполнять профессиональные обязанности, с первых же дней нужно выстраивать отношения с руководителем. Как знать, возможно, вы будете работать вместе долгое время.
Традиционный вариант: руководитель-мужчина и секретарь-женщина. Оставим за рамками статьи разговор о неформальных отношениях людей на рабочем месте.
Рассмотрим различия в психологии и общении мужчин и женщин. Мужчины ориентированы на конкретную цель и временные рамки. Так они обретают чувство контроля над ситуацией. Женщины час¬то предлагают неопределенную тему для беседы, ориентированы на процесс общения, а не только на результат. Мужчину это не устраивает. Поэтому, когда вы хотите что-либо обсудить с руководителем, сообщите ему то, о чем вы хотели бы поговорить, чего достичь и что именно ждете от него. Правильно и точно ставьте вопросы.
Женская манера изъяснения намеками, попытка избежать прямого разговора вызывают у мужчин раздражение. Постарайтесь говорить четко, конкретно. Мужчина обычно молчит, обдумывая ответ или решение. Женщины размышляют вслух. Поэтому либо дайте собеседнику после паузы высказаться, либо дайте понять, что вы также ищете решение.
Для мужчин очень важно ощущение, что их позиция ясна. Поэтому надо демонстрировать свое понимание, используя метод активного слушания: кивайте, подавайте реплики, повторяйте некоторые фразы, задавайте уточняющие вопросы.
Руководитель и секретарь – женщины
А что важно учесть, если руководитель – женщина? В этом случае не следует поддаваться иллюзии дружеских отношений: почему бы не поговорить по душам, не поделиться сокровенным. Надо иметь в виду, что потом ваши откровения могут “аукнуться”.
Например, вы рассказали шефу-женщине о семейных проблемах. При этом вы, скорее всего, рассчитываете на чисто женское сочувствие. Возможно, руководитель и посочувствует вам именно в этот момент, зато потом, под воздействием настроения либо в зависимости от служебной ситуации, она может поставить семейные обстоятельства вам же в минус.
Ваша реакция на откровения руководителя должна быть такой: выслушать, но отреагировать очень сдержанно. При этом не стоит в ответ делиться своими проблемами. Это же правило распространяется и на общение с руководителем-мужчиной.
Какими бы личными проблемами ни делился с вами руководитель – ставьте барьер! При этом не молчите, а слушайте сочувственно (например, произносите междометия: “мг”, “да-да” и др.). И только… Затем, при возможности, переходите к обсуждению рабочих моментов.
В случае, когда руководитель – женщина, очень важно помнить о том, что вам нужно выглядеть еще более скромно, чем в приемной руководителя-мужчины. Это объясняется особенностями женской психологии. Если дама-босс заметит на вас чересчур облегающий костюм, модную юбку или сильный макияж, а вдобавок к этому вы будете источать неземной аромат “от живанши”, то она может на подсознательном уровне заподозрить в вас соперницу. Можно представить себе, как это отзовется на служебных отношениях.
Руководитель-женщина и секретарь-мужчина
Сейчас в Москве наметилась такая тенденция: руководитель-женщина берет на должность секретаря мужчину.
Как вести себя мужчине-секретарю? Стараться не подчеркивать половую принадлежность начальницы: “Поскольку вы – дама, позвольте за вами поухаживать” (подать пальто, например). Не рассматривайте ее дружелюбие как флирт или заигрывание. Пусть она сама установит рамки для исполнения секретарем служебных обязанностей. Это важно для ее самоутверждения ( “я не женщина, а начальник” ). Обращайтесь к ней так же уважительно, как делали бы это в отношении мужчины-руководителя.
В любом случае этикет предписывает вставать, когда руководитель в первый раз (утром) входит в приемную или подходит близко к вашему стулу (вне зависимости от пола и возраста руководителя). Впрочем, все зависит от корпоративных правил и от требований шефа.
Как управлять руководителем
Помимо этических и этикетных правил существует такое понятие, как управление руководителем. Вы можете воскликнуть: как же так, ведь это он призван управлять секретарем! Для управления вашим боссом существуют специальные технологии, которые помогают договариваться в самых нелегких ситуациях.
* Для начала надо понять такую простую мысль, что вы – партнеры, обдумать ситуацию, определить приоритеты, присмотреться к привычкам, личной системе ценностей, характеру руководителя.
Например, что он предпочитает с утра – свежие газеты или чашку кофе?
* Затем нужно вычислить помехи (блоки) и барьеры, затрудняющие ваше общение и рабочий процесс, а далее – что помогает их преодолеть.
Вот типичные блоки: не очень хорошее здоровье, звонки родственников, недостаток знаний босса, его неуверенность. Разумеется, возможно и другое.
Если у шефа есть проблемы со здоровьем, то секретарь напоминает о времени приема лекарства. Если что-то не устраивает в кабинете, следует пригласить дизайнеров и эргономистов (согласовав это предварительно с самим шефом).
* Как известно, по любому поводу необходимо проводить переговоры.
Удивительно, но некоторые секретари не догадываются, что с руководителем можно и нужно договориться о встрече (“Иван Иванович, когда бы Вы смогли мне уделить полчаса?”). Он всегда рядом, поэтому возникает ощущение того, что переговорить можно в любой момент* К встрече с руководителем надо подготовиться и дать конкретные короткие предложения.
Например: “Сумма, которая была выделена на бизнес-ланч, недостаточна. На какую сумму можно еще рассчитывать?”
* Очень хороший ход – просьба дать совет.
“Как вы думаете, когда в десятый раз прибегает Анна Петровна, что мне делать: направить ее к вам или предложить зайти позже?”
* Серьезным затруднением для секретаря является отсутствие сведений о планах руководителя (на текущий час, день, неделю).
Каждый раз, когда руководитель “исчезает” в неизвестном вам направлении, пытайтесь спросить: “Когда вас ожидать? Можно ли давать номер вашего мобильного телефона? Кому? Что делать, если придет Иванов?” и т. п. Постепенно руководитель привыкнет к правилам хорошего тона, который вы ему предлагаете.
Для того чтобы быть в курсе изменений, опытные секретари добиваются ежеутренних (или ежевечерних) встреч с руководителем, во время которых можно многое обсудить. Если руководитель не поддается, то необходимо проявить настойчивость в деликатной форме. Вас за это не уволят.
Если руководитель не понимает важности пятиминуток-согласований, можно попытаться объяснить последствия (например, “упущен интересный клиент”, т. к. было неизвестно время возвращения шефа в офис, “подмочена репутация фирмы” и т. п.). И, как всегда, спросить совета: “Как мне поступить, если у вас длительные переговоры, а в приемной – важная персона?”, “Что делать, если?..”.
Очень помогают уточняющие вопросы: “Правильно ли я поняла, что пятиминутка не состоится?”. Важно дождаться ответа, чтобы потом к вам не было претензий.
* Нередко руководители что-то забывают. И когда вы согласовываете расписание на текущий день, лучше не спрашивать, что нужно запланировать, а сообщать, опираясь на уже составленные планы: “У вас сегодня в 11-00 – встреча, а в 14-00 – совещание” . Можно использовать эффект предположения: “Я правильно помню, что в пятницу – визит, или что-нибудь изменилось?” Руководитель, соответственно, либо соглашается, либо что-то меняет в расписании.
А что делать в том случае, когда руководитель непредсказуем, импульсивен и меняет свои распоряжения несколько раз в день? Как с этим бороться?
Как обычно, при помощи уточняющих вопросов. Спросить, что делать сначала ( “Я должна это отложить? Правильно я поняла, мне теперь заниматься этими документами?” ), установите последовательность исполнения ( “Тогда я это сделаю завтра, а не сегодня?” ). Нужно учиться говорить боссу “нет”. Разумеется, в тактичной форме ( “К сожалению, это не получится” ). Важно показать, что вы тоже личность и не можете делать больше, чем возможно. Можно предложить альтернативу: сделать то-то и тогда-то.
Если меняются приоритеты в распоряжениях руководителя, то нужно уточнить, что более важно.
Ваш руководитель нуждается в заботе и (не удивляйтесь) в защите. Начальники так же, как и все мы, подвержены стрессам. Как помочь руководителю справиться с ними? Ответы вы найдете в следующем номере журнала.
Источник: http://www.sekretariat.ru/content.asp?id=3b54c54815594632b33aa86e781de1b4&type=article
